Politique de confidentialité

COSMED exploite une plateforme en ligne accessible à l'adresse https://cosmed-cosmetics-directory.com/ (ci-après « la Plateforme »), un annuaire professionnel en ligne destiné aux acteurs de l'industrie cosmétique (fournisseurs d'ingrédients, laboratoires d'analyse, formulation, fabrication, marques, distributeurs) permettant le référencement de professionnels et la consultation de fiches professionnelles avec les adresses de contact des entreprises.

La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer les utilisateurs de la Plateforme ainsi que les personnes dont les données sont référencées (notamment les contacts professionnels) des modalités de traitement de leurs données personnelles par COSMED, agissant en qualité de responsable de traitement.

I. Responsable de traitement et définitions

COSMED collecte et traite les données personnelles en qualité de responsable du traitement selon les modalités explicitées ci-après.

Les coordonnées de COSMED sont les suivantes :

COSMED SERVICES
105 rue René Descartes
13100 Aix-en-Provence
info@cosmed.fr

Les termes ci-dessous utilisés dans la présente politique de confidentialité, tant au pluriel qu'au singulier, auront la signification suivante :

Contact Entreprise : désigne toute personne physique dont les coordonnées professionnelles sont affichées sur la Fiche Entreprise aux fins d'être contactée dans un contexte strictement professionnel.

Fiche Entreprise : désigne l'espace de présentation d'une Entreprise Référencée sur la Plateforme, comportant notamment ses informations professionnelles, son activité et, le cas échéant, ses coordonnées de contact professionnelles.

Plateforme : désigne l'ensemble du site internet accessible à l'adresse https://cosmed-cosmetics-directory.com/ conçu et exploité par COSMED et dont l'utilisation est soumise aux présentes CGU.

Entreprise Référencée : désigne toute Entreprise Référencée sur la Plateforme.

Services : désigne l'ensemble des services proposés par COSMED sur la Plateforme conformément aux CGU.

Services Payants : désigne les services optionnels proposés par COSMED sur la Plateforme à titre payant, sous réserve de la souscription d'une commande régie par des CGV complémentaires, tels que notamment un référencement privilégié sur la Plateforme et, le cas échéant, l'accès à certaines données de consultation ou statistiques relatives à la Fiche Entreprise, dans les conditions définies par les CGV et la documentation contractuelle applicable.

Utilisateur : désigne toute personne qui utilise la Plateforme, recherche des Entreprises Référencées et accède, le cas échéant, aux coordonnées du Contact Entreprise ou dont les données de contact sont communiquées à l'Entreprise Référencée sous réserve de la souscription aux Services Payants par ce dernier.

II. Description des traitements

2.1 Données collectées, finalités et base légale

Utilisateurs de la Plateforme disposant d'un compte

Données collectées :

Prénom, nom, adresse e-mail, mot de passe (non stocké en clair), numéro de téléphone, langue, adresse postale
Fonction, service dans l'entreprise
Historique de connexions, date de création de compte
Données complémentaires communiquées pour remplir le profil
Si applicable, échanges avec COSMED dans le cadre de l'utilisation des services

Finalités / bases légales :

Gestion de l'inscription, création du compte, accès aux fonctionnalités et fourniture des services. La base légale du traitement est l'exécution des conditions générales acceptées lors de la création du compte.
Contacter l'utilisateur afin de lui communiquer des informations sur les produits et services de COSMED, réaliser des enquêtes et statistiques. La base légale du traitement repose sur les intérêts légitimes du responsable de traitement, COSMED, dans l'exercice de son activité commerciale et de prospection.
Sur la base du consentement de l'Utilisateur, ses données de contact (nom, prénom, email, fonction, entreprise) pourront être communiquées à l'Entreprise Référencée dont il aura consulté la Fiche Entreprise afin de l'informer de l'intérêt de l'Utilisateur pour ses produits ou services.

Données des « Contacts Entreprise » figurant sur la Fiche Entreprise

Données collectées : prénom, nom, adresse e-mail, adresse postale, fonction, entreprise, téléphone.

Origine des données : les données sont collectées par COSMED auprès de l'utilisateur administrateur de l'Entreprise Référencée qui renseigne ces données sur la Fiche Entreprise, sous sa responsabilité.

Finalités / base légale : les données sont collectées et traitées aux fins de l'affichage sur la Fiche Entreprise dont dépend le Contact Entreprise mis en ligne sur la Plateforme, avec des coordonnées de contact, afin d'identifier les interlocuteurs pertinents au sein des entreprises en vue d'être contacté par d'autres entreprises du secteur.

La base légale du traitement réside dans les intérêts légitimes de COSMED (article 6.1.f) du RGPD). COSMED poursuit les intérêts légitimes suivants : proposer un annuaire professionnel structuré permettant d'identifier les acteurs de son secteur d'activité, faciliter la mise en relation entre entreprises dans un cadre strictement professionnel, améliorer la visibilité des entreprises et de leurs interlocuteurs, développer et promouvoir les services des entreprises auprès de ses adhérents.

Données de contact collectées par COSMED

Données collectées :

Identité de l'interlocuteur et vie professionnelle : civilité, nom, prénoms, coordonnées professionnelles, fonction, données relatives à l'entreprise, informations fournies par l'interlocuteur
Gestion de la relation : demandes d'information, correspondances

Origine des données : les données peuvent être collectées par COSMED directement auprès du contact ou à partir de sources accessibles publiquement (sites internet, salons professionnels, réseaux ou associations professionnels).

Finalités / base légale : les données sont collectées et traitées aux fins d'inviter le contact à créer un Compte et administrer sa Fiche Entreprise, dans la perspective de figurer dans l'annuaire de COSMED et d'envoyer des emails d'informations sur COSMED dans le cadre de son activité.

Gestion de la relation commerciale et suivi des commandes et de la facturation

(données du client, interlocuteur de COSMED)

Données collectées :

Identité de l'interlocuteur et vie professionnelle : civilité, nom, prénoms, coordonnées professionnelles, fonction, données relatives à l'entreprise, informations fournies par l'interlocuteur
Données relatives à la gestion de la commande avec l'interlocuteur : devis ou bon de commande, facturation
Gestion de la relation client : demandes d'information, commentaires liés au suivi de la relation commerciale, correspondances avec le client et service après-vente, échanges et commentaires du client

Finalités / bases légales :

Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les demandes d'information, les commandes, les services, les factures, la comptabilité, et en particulier le suivi de la relation client, gestion des réclamations et du support technique ou commercial. La base légale du traitement est l'exécution d'un contrat (article 6.1b du RGPD) / obligations légales (article 6.1c du RGPD) prévues par le Code de commerce ;
Effectuer les actions de prospection et fidélisation des clients y compris par l'envoi de newsletters. La base légale repose sur les intérêts légitimes du responsable de traitement (article 6.1.f) dans le cadre de son activité professionnelle de prospection.

2.2 Durée de conservation des données

Base active :

Pour les Utilisateurs (disposant d'un compte) : conservation des données du compte pendant la durée d'activité du compte et jusqu'à la suppression du compte par l'Utilisateur ou à l'issue d'un délai d'inactivité (absence de connexion) de 2 ans.

COSMED avertira l'Utilisateur de tout compte inactif pendant une durée de plus de 2 ans de la suppression prochaine du compte à défaut de réaction de l'Utilisateur dans un délai de 30 jours. En l'absence de réponse de l'Utilisateur, COSMED supprimera le compte.
Pour l'interlocuteur en charge de la gestion des commandes (services payants) : les données sont conservées pendant toute la durée du contrat aux fins de gestion du contrat.
Pour les données de contact : les données de contact peuvent être conservées pour les finalités mentionnées ci-dessus (invitation, prospection) jusqu'à opposition de l'Utilisateur, du Contact Entreprise ou interlocuteur, ou à défaut, pendant une durée maximum de 3 ans après le dernier contact. Les données du Contact Entreprise restent publiées sur la Fiche Entreprise tant que l'Utilisateur Administrateur ne met pas à jour la Fiche Entreprise, COSMED invitant l'Utilisateur Administrateur à vérifier et mettre à jour la Fiche Entreprise tous les 18 mois. Si un Contact Entreprise ne souhaite plus apparaître sur la Fiche Entreprise, il est invité à contacter l'Utilisateur Administrateur.

Base archive : les données liées à la gestion du compte et du contrat pourront être conservées 5 ans à compter de la date de suppression du compte (pour l'Utilisateur) ou de résiliation du Contrat (pour l'interlocuteur), sur la base des intérêts légitimes de COSMED à des fins de constatation, exercice ou défense d'un droit en justice (durée de prescription).

Par exception :

Les factures et données comptables sont archivées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice ;
Les logs de connexion au compte sont conservés pendant deux ans aux fins d'identifier les comptes inactifs.

Le caractère obligatoire ou facultatif de la saisie des données est précisé lors de la collecte. La communication obligatoire de certaines données personnelles est nécessaire à COSMED et à l'établissement concerné pour mettre en œuvre les finalités ci-avant précisées. À défaut, l'Utilisateur ne pourra pas créer son compte.

Aucun traitement ne comporte de prise de décision automatisée.

2.3 Destinataires des données

Dans le respect des finalités exposées ci-dessus, les données personnelles du Contact Entreprise et de l'Utilisateur pourront être communiquées :

Au personnel habilité de COSMED en charge de l'informatique et de la Plateforme pour la gestion des comptes et fonctionnalités ainsi que le personnel en charge de la gestion commerciale, le suivi des contrats et l'exécution des services ;
Aux fournisseurs et prestataires de COSMED (hébergeur de l'application, administrateur, prestataire de messagerie) agissant en qualité de sous-traitants ainsi qu'aux conseils, commissaires aux comptes, agissant en qualité de responsables de traitement distincts ;
Aux autres Utilisateurs pour les Contacts Entreprises qui traitent les données en qualité de responsables distincts pour le compte de leur Entreprise ;
Sous réserve du consentement de l'Utilisateur, aux Entreprises Référencées ayant souscrit l'Abonnement Statistiques dont il a consulté la Fiche Entreprise qui traitent les données en qualité de responsables distincts ;
Aux tiers autorisés et administrations, sur réquisition ou demande conforme au cadre légal applicable.

Certains prestataires sont susceptibles d'effectuer des transferts de données hors Union européenne. COSMED s'assure que ces transferts sont réalisés selon les garanties suffisantes prévues par la règlementation applicable, dont le détail est disponible sur demande auprès de COSMED.

III. Droits de la personne concernée sur ses données personnelles

Les personnes dont les données sont collectées par COSMED disposent à tout moment, des droits suivants sur leurs données personnelles :

Droit d'accès : obtenir la confirmation du traitement de ses données personnelles ainsi qu'un certain nombre d'informations sur les traitements, étant entendu que ces informations sont en tout état de cause données dans la présente politique de protection des données personnelles ;
Droit de rectification : obtenir la rectification de ses données personnelles lorsqu'elles sont inexactes ou incomplètes ;
Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : obtenir l'effacement de ses données personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou en cas d'opposition au traitement de leurs données personnelles.

Le droit à l'effacement n'est pas opposable dans les cas prévus à l'article 17.3 du RGPD. En particulier, ce droit n'est pas ouvert tant que la personne concernée souhaite utiliser les services pour lesquels les données ont été collectées ou si les données doivent être archivées à des fins de constatation ou défense d'un droit en justice, ces données personnelles étant nécessaires au responsable de traitement pour ces finalités.
Droit à la limitation du traitement : obtenir la limitation du traitement de ses données personnelles notamment en cas de contestation de l'exactitude des données, lorsque le délai de conservation des données est arrivé à son terme mais que la personne dont les données sont traitées a encore besoin de conserver ces données personnelles pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice ;
Droit à la portabilité : obtenir la communication des données personnelles communiquées dans un format lisible, ou demander au responsable du traitement qu'il transmette les données personnelles communiquées à un autre responsable de traitement ;
Droit d'opposition : s'opposer à tout moment, pour des motifs tenant à sa situation personnelle, aux traitements de ses données personnelles basés sur l'intérêt légitime du responsable de traitement, sauf motif impérieux du responsable de traitement. Si un Contact Entreprise ne souhaite plus apparaître sur la Fiche Entreprise, il est invité à contacter l'Utilisateur administrateur de la Fiche Entreprise ;
Droit de retirer son consentement : retirer son consentement pour les traitements de données basés sur celui-ci, le retrait du consentement étant applicable pour l'avenir ;
Droit d'introduire une réclamation : introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés si la personne dont les données sont traitées considère que le traitement opéré par le responsable de traitement constitue une violation de ses données personnelles ;
Droit de définir les directives relatives au sort de ses données personnelles après sa mort.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment auprès de COSMED dont les coordonnées figurent en tête de la présente politique.